为进一步规范学校在职职工因私出国（境）管理，根据《华中科技大学出国（境）人员管理暂行规定》，制订本工作流程。本流程适用于因私出国（境）申领证件按规定需备案人员和需出具学校组织机构代码复印件的人员。因私出国（境）探亲等请假规定按《华中科技大学教职工请假规定》执行。一、申请人填写《华中科技大学在职职工因私出国（境）申请表》，明确因私出国（境）事由（旅游、探亲、访友或其他事由），拟前往国家或地区，停留时间等，本人签字。首次申办因私证件人员另需填写《关于同意申办出入境证件的证明》（赴港澳地区人员填写《内地居民往来港澳地区申请表》）。
二、申请人所在单位党组织负责人签署意见并加盖单位公章。
三、涉密人员到学校保密办签署意见。
四、副处级以上干部到组织部签署意见并备案，其他教职工到人事处签署意见并备案。
五、本校教职工因私出国签证需出具学校组织机构代码复印件的，由申请人持经备案的《华中科技大学在职职工因私出国（境）申请表》复印件到学校办公室办理领取手续。
六、本校教职工子女因私出国签证需出具学校组织机构代码复印件的，由教职工子女所在学校出具证明（证明须有校长意见、签名和学校公章），并提供户口本原件和教职工在职证明，到学校办公室办理领取手续，签订《因私出国（境）承诺书》。学校对教职工配偶因私出国（境）不提供相关证明材料及担保。
七、申请人持相关材料到前往国家（地区）使领馆办理相关签证手续。首次申办因私证件人员到出入境管理部门办理证件。
 
附：我校在职人员备案范围
1．校级领导、中层以上干部；
2．五级及以上职员；校办企业的法定代表人，学校控股、参股企业中的学校股权代表；
3．财务、审计及其管理人员；
4．大学教师，其他具有高级专业技术职务、博士学位及承担重要科研项目的人员；
5．涉及国家安全、国有资产安全及行业机密的人员。